10 ok, amiért érdemes lehet virtuális asszisztenssel dolgoznod
Sok vállalkozó még mindig úgy gondolkodik a segítségről, hogy két lehetősége van: vagy felvesz egy alkalmazottat, vagy továbbra is mindent maga csinál.
Pedig a kettő között is van megoldás.
Nem feltétlenül van szükséged egy új, teljes munkaidős pozícióra csak azért, mert bizonyos feladatokban jól jönne a segítség. Lehet, hogy hetente csak néhány órányi munkát adnál át. Máskor egy kampány vagy nagyobb projekt idején lenne szükséged plusz kapacitásra. Az is előfordulhat, hogy vannak olyan feladatok a vállalkozásodban, amelyek egyszerűen mindig háttérbe szorulnak.
Ilyen helyzetekben lehet jó megoldás egy virtuális asszisztens.
Mit jelent a virtuális asszisztencia?
A virtuális asszisztens vállalkozóként, jellemzően online dolgozik együtt más vállalkozásokkal. Az együttműködés nem feltétlenül jelent napi nyolc órás munkát vagy folyamatos rendelkezésre állást.
Lehet néhány órás rendszeres segítség, egy konkrét projekt vagy akár időszakosan nagyobb feladatmennyiség is.
A feladatkör pedig ma már jóval túlmutathat a klasszikus adminisztráción. Egy virtuális asszisztens foglalkozhat például weboldalak kezelésével, hírlevelekkel, tartalomfeltöltéssel, közösségi médiával, videók szerkesztésével, online rendszerek kezelésével vagy különböző marketingfeladatokkal is.
De mikor érdemes egyáltalán elgondolkodni ezen a lehetőségen?
10 helyzet, amikor jól jöhet egy virtuális asszisztens
1. Túl sok idődet viszik el azok a feladatok, amelyek nem igénylik személyesen a te munkádat
Egy vállalkozás működtetésével rengeteg kisebb-nagyobb teendő jár. Ezek közül azonban nem mindegyikhez van szükség a vállalkozó szakértelmére vagy személyes jelenlétére.
Ha a napod jelentős részét olyan feladatok töltik ki, amelyeket megfelelő átadással más is el tud végezni, érdemes lehet megnézni, mit tudnál kiszervezni.
2. Vannak feladatok, amelyek rendszeresen elmaradnak
Nem feltétlenül azért, mert nem fontosak.
Egyszerűen nincs senki, akinek konkrétan a feladata lenne, ezért újra és újra lecsúsznak a listáról. Ilyen lehet például egy weboldal frissítése, egy hírlevél kiküldése, tartalmak feltöltése vagy egy rendszer rendben tartása.
Ha egy feladatnak van felelőse, jóval nagyobb eséllyel készül el időben.
3. Először kisebb együttműködésben gondolkodnál
Nem kell rögtön hosszú távra elköteleződnöd.
Egy konkrét projekt vagy néhány kisebb feladat jó lehetőség arra is, hogy kiderüljön, hogyan működtök együtt. Megismerheted a virtuális asszisztens munkamódszerét, ő pedig a te vállalkozásodat és elvárásaidat.
Ha működik az együttműködés, később lehet tovább bővíteni.
4. Időszakosan több segítségre van szükséged
Nem minden vállalkozás munkaterhelése egyenletes.
Egy új szolgáltatás indulása, kampány, rendezvény, webinár vagy egy nagyobb projekt idején hirtelen sokkal több feladat jelenhet meg. Ettől még nem biztos, hogy indokolt egy új munkatársat felvenni.
Egy virtuális asszisztens ilyenkor plusz kapacitást jelenthet arra az időszakra, amikor valóban szükséged van rá.
5. Olyan feladatokkal töltöd az idődet, amelyekhez nincs szükség a te szakértelmedre
Ha te vagy a vállalkozásod szakértője, valószínűleg vannak olyan tevékenységek, amelyeket kizárólag te tudsz elvégezni.
És vannak olyanok is, amelyeket nem.
Érdemes végiggondolnod, melyik feladat mennyit ér a saját idődből. Ha órákat töltesz technikai, operatív vagy ismétlődő feladatokkal, miközben az ügyfelekre vagy a vállalkozás fejlesztésére nem marad időd, a kiszervezésnek már üzletileg is lehet értelme.
6. Szeretnéd, ha a költség igazodna a tényleges munkamennyiséghez
Egy vállalkozásban nem feltétlenül van minden hónapban ugyanannyi kiszervezhető munka.
Virtuális asszisztenssel az együttműködés kialakítható például óradíjas, projektalapú vagy előre meghatározott havi keretben is.
Így nem szükséges egy teljes munkaidő költségével számolnod akkor is, amikor éppen jóval kevesebb feladat van.
7. Nem szeretnél munkáltatói feladatokat vállalni
Egy alkalmazott foglalkoztatása nem csupán a munkabérből áll. A vállalkozás oldalán megjelenik számos kapcsolódó adminisztratív és munkáltatói kötelezettség is.
A virtuális asszisztens ezzel szemben önálló vállalkozóként nyújt szolgáltatást, és az elvégzett munkáról számlát állít ki.
Ez egészen más típusú együttműködés, mint egy munkaviszony.
8. Nem szeretnél szabadságokkal és helyettesítéssel foglalkozni
Egy munkatárs alkalmazása szervezési feladatokat is jelent.
Szabadságokkal, távollétekkel és adott esetben helyettesítéssel is számolni kell. Egy külső szolgáltatóval való együttműködés más keretek között működik: a határidőket, rendelkezésre állást és feladatokat előre lehet egyeztetni.
Ez különösen kisebb vállalkozásoknál jelenthet egyszerűbb működést.
9. Nincs szükséged arra, hogy valaki fizikailag melletted dolgozzon
Sok vállalkozás feladatai ma már teljes egészében online elvégezhetők.
A közös dokumentumok, projektkezelő rendszerek, videóhívások és különböző online platformok miatt a közös munka akkor is gördülékenyen működhet, ha a két fél nem ugyanabban a városban – vagy akár országban – dolgozik.
Ha számodra sem fontos a személyes jelenlét, jóval nagyobb körből választhatsz szakembert.
10. Rengeteg ötleted van, de nincs időd mindent megvalósítani
Talán ez az egyik leggyakoribb helyzet.
Megvan a következő hírlevél témája. Jó lenne végre rendbe tenni a weboldalt. El kellene készíteni a tartalmakat. Régóta tervben van egy új kampány vagy automatizmus.
Csakhogy a napi működés mindig előrébb kerül.
Egy virtuális asszisztens nem az ötleteket találja ki helyetted, hanem abban tud segíteni, hogy azokból több valóban meg is valósuljon.
Milyen feladatokat adhatsz át egy virtuális asszisztensnek?
Erre nincs egyetlen általános válasz, mert a virtuális asszisztensek szolgáltatásai és szakterületei nagyon különbözőek.
Éppen ezért nem érdemes kizárólag „adminisztrációs segítségként” gondolni a VA-ra.
Attól függően, hogy kivel dolgozol együtt, kiszervezhetsz többek között adminisztratív és szervezési feladatokat, weboldal-kezelést, hírlevélkészítést, tartalomfeltöltést, social media feladatokat, videóvágást vagy különböző online és marketingrendszerek kezelését is.
A fontos inkább az, hogy először azt nézd meg: mi az, amit jelenleg te csinálsz, de nem feltétlenül neked kellene csinálnod?
Innen már sokkal könnyebb meghatározni, milyen segítségre van valóban szükséged.
Nem feltétlenül alkalmazott kell – lehet, hogy csak segítség
Egy vállalkozás növekedése nem mindig azt jelenti, hogy rögtön új munkatársat kell felvenni.
Van, amikor heti néhány óra támogatás elég. Van, amikor egyetlen projekthez kell plusz kapacitás. Máskor pedig több különböző területen lenne szükség rendszeres segítségre.
A virtuális asszisztencia éppen azért lehet jó megoldás, mert ehhez rugalmasan tud alkalmazkodni.
Ha pedig most pont ilyen segítséget keresel, írj rám üzenetben. Ha van szabad kapacitásom, szívesen megnézem, tudunk-e együtt dolgozni. ✨
